Wynajęcie lokalu pod działalność handlową czy też mieszkania do użytku osoby prywatnej zawsze związane jest z określeniem ważnych dla obydwu stron warunków tegoż wynajmu. W przypadku umów pomiędzy firmami standardem jest podpisywanie umów wynajmu. Jeśli chodzi o wynajmem mieszkań pomiędzy osobami prywatnymi to w wielu przypadkach umowy się nie podpisuje, a warunki wynajmu określone zostają ustnie.

Generalnie umowa najmu to prawna forma określenia warunków wynajęcia powierzchni użytkowej bądź lokalu mieszkalnego pomiędzy właścicielem nieruchomości a wynajmującym. Podpisanie umowy najmu ma na celu zabezpieczenie interesów zarówno wynajmującego jak i najemcy. Jest to wygodny i jasny sposób określenia wszystkich najważniejszych aspektów wynajmu lokalu dotyczących takich danych jak lokalizacja lokalu, jego powierzchna i opłaty z nim związane oraz określenie daty uiszczenia tychże opłat. Umowa taka zazwyczaj określa sposób rozwiązania umowy pomiędzy stronami oraz warunki opuszczenia lokalu w przypadku, gdy któraś ze stron nie przestrzega zapisów zawartych w umowie. Ponadto może ona zawierać wytyczne szczegółowe, co do sposobu korzystania z mieszkania. Takie wytyczne mogą dotyczyć zapisu o zakazie palenia na terenie mieszkania, czy też zakazie nocowania przez osoby, które nie będą zgłoszone właścicielowi przynajmniej na dzień przed faktyczną datą przybycia. Ale w umowie mogą być zawarte również zapisy, które są bardzo korzystne dla wynajmującego, jak na przykład zapis o tym, że za naprawy usterek i awarii nie wynikających z winy mieszkańców odpowiada właściciel. W wielu umowach jest także zapis o konieczności odmalowania mieszkania w momencie rozwiązania umowy wynajmu.

Jeśli chodzi o umowy najmu na powierzchnie handlowe zawierane zazwyczaj pomiędzy firmami umowy takie zawierają bardzo dużo szczegółów w zakresie praw i obowiązków właściciela powierzchni i jego najemcy. Jeśli zaś chodzi o walutę, w jakiej zawarta jest umowa to jest to ustalane indywidualne przez strony umowy. Kiedyś na czasie były USD – które ze względu na dużą i stabilną wartość wybierane były przez biorców opłat, dziś – w związku ze spadającą stawką dolara i jego nieprzewidywalnymi zachowaniami – jest to najczęściej euro Natomiast umowy najmu mieszkań zawierane są zazwyczaj w polskiej walucie, czyli polskich złotych.